Artikel

Kom i mål med jeres projekter – og opnå de forretningsmæssige gevinster
januar 14, 2019

Undersøgelser har vist at 70% af alle projekter fejler. En stor del af forklaringen ligger i manglende fokus på forandringsledelse, men også at der ikke styr på roller, ændringer og ledelse i projektet.

Forretningsstrategien realiseres i høj grad gennem projekter indenfor udvikling og optimering. Projekternes succes er dermed en forudsætning for virksomhedens succes.

Hvad er et projekt?

Først og fremmest er det nødvendigt at være skarp på hvad I kalder et projekt, fordi kun i forbindelse med reelle projekter giver det mening at anvende den fulde projektværktøjskasse (en del heraf kan også anvendes på opgaver).

Der er fem kriterier for et projekt:

  • Unik/ engangsopgave
  • Målrettet opgave af høj kompleksitet
  • Ressourcekrævende
  • Et klart defineret start- og sluttidspunkt
  • Tværgående projektorganisering

Projektets værdi skal kunne måles

Et projekt skal realisere en gevinst/ forretningsmæssig værdi. Den behøver ikke være monetær, men som minimum målbar.

Mange virksomheder er begyndt at anvende en Business Case til at beskrive den forventede forretningsmæssige værdi. Alligevel, er det få virksomheder som faktisk følger op på realiseringen af Business Casen, der skal finde sted på et aftalt tidspunkt i driftsfasen.

De vigtigste succesfaktorer for et projekt

  • Forandringsledelse

Eftersom et projekt per definition er unik/ en engangsopgave medfører projekter ALTID forandring i større eller mindre grad. Der er med andre ord adfærd der skal ændres hos de interne interessenter, kunder eller leverandører.

Der er grundlæggende 2 måder at sikre buy-in fra interessenter:

Gennem involvering tidligst muligt i projektet og undervejs, f.eks. ved at få driften og andre nøgleinteressenter med i projektorganisationen.

Gennem kommunikation hele vejen igennem projektet. Interessenterne skal interviewes omkring deres kommunikationsbehov og modtage den information de ønsker. Dialog fremmer forståelsen og ejerskabet.
I den forbindelse er kommunikation af projektets formål særlig vigtig, fordi det skaber mening hos interessenterne og er derfor med til at forebygge modstand.

Interessenter har meget fokus på ”hvad der er i det for dem” og at forstå konsekvenserne for dem personligt. Dermed er nøglen til at forebygge modstand at give dem disse svar tidligst muligt.

  • Roller

Klar roller og ansvar er en forudsætning for en effektiv og motiverende samarbejdsform i projektet. Det starter ved projektejeren/ styregruppen, som bør være ledere, og de skal være bevidste om deres forventede bidrag. Det være sig som ressourcestillere og i forbindelse med forankringen af projektet. Projektejeren er særlig vigtig som støtte og sparringspartner for projektlederen. Endvidere et det vigtigt at udnytte projektdeltagernes kompetencer optimalt.

Endvidere skal ledelsesaktiviteter planlægges på lige fod med leverancerne i projektet. Men ledelse kan da ikke planlægges? Jo, der er masser af ledelsesaktiviteter som vi godt kender, f.eks. forandringsaktiviteter, kommunikationsaktiviteter og forskellige møder.

  • Ændringsstyring

Udgangspunktet for ethvert projekt er målbeskrivelsen som skal være super skarp og afspejle interessenternes behov. Når der (efter megen forhandling) er opnået enighed om det projektet skal levere, skal projektbeskrivelsen og den tilhørende projektplan låses fast, hvilket kaldes en ”baseline”.

Enhver ændring til projektets mål og leverancer skal herefter gennemgå ændringsstyring for ellers bliver målene hele tiden i fluks.

Et ændringsønsker fra en interessent skal herefter følge en procedure og godkendes af projektlederen og eventuelt projektejer/ styregruppen afhængig af dets omfang.

Projekmodenheden

Min erfaring er at ovennævnte faktorer er særlig vigtige for et projekts succes uanset om man vælger en klassisk projekttilgang eller mere agil tilgang, som vinder frem.

Ligeledes har det også en betydning om virksomheden har stor eller mindre erfaring med at gennemføre projekter. En erfaren projektleder kan gøre en stor forskel i mindre projektmodne virksomheder med den nødvendige opbakning fra ledelsen.

Ønsker du sparring på at opnå excellence i jeres projekter, så kontakt mig på teddy@excellento.dk eller tlf. nr. 2651 8072.

Kontakt Excellento

Ønsker du at vide mere om Excellentos ydelser, og hvordan jeg kan hjælpe din virksomhed, så kontakt mig på tlf. +45 26518072 eller på teddy@excellento.dk

Har du spørgsmål??

15 + 12 =